OA辦公系統(tǒng)需求規(guī)劃與實施推廣是用戶的必修課，企業(yè)OA辦公系統(tǒng)信息化不等同于簡單的產品購買和使用，需要結合單位的實際管理并經過實施服務才能落地。用戶單位OA負責人需要具備一定的信息化經驗，需要在了解OA開發(fā)作用的前提下，合理規(guī)劃需求并選擇適合自身需要的OA辦公系統(tǒng)產品和廠商，需要組織協(xié)調好內部OA系統(tǒng)的實施推廣，并協(xié)調好OA辦公系統(tǒng)開發(fā)公司保障后續(xù)技術支持服務，整體上OA辦公系統(tǒng)用戶單位需要做好以下系列工作：

      1、結合自身的情況，熟悉OA辦公系統(tǒng)開發(fā)的作用和應用范圍；

      2、梳理內部的需求和流程，確定OA辦公系統(tǒng)開發(fā)實施的目標和范圍；

      3、選擇符合自身要求的OA辦公系統(tǒng)開發(fā)產品和OA廠商；

      4、配合OA辦公系統(tǒng)開發(fā)公司進行開發(fā)實施；

      5、組織并協(xié)調好各部門人員，做到有計劃、有步驟的培訓和推廣。

      從以上可以看出，用戶OA辦公系統(tǒng)開發(fā)實施效果的好壞自身經驗是關鍵，其中OA辦公系統(tǒng)開發(fā)需求規(guī)劃是首當其沖的，一些用戶單位在需求規(guī)劃中容易出現(xiàn)以下三個方面的問題：

      一、OA開發(fā)需求功能很簡單

      問題原因：自身缺乏OA辦公系統(tǒng)信息化經驗，不是很了解OA辦公系統(tǒng)開發(fā)的作用

一些中小企業(yè)用戶對OA辦公系統(tǒng)不是很了解，OA辦公系統(tǒng)開發(fā)功能和需求規(guī)劃的時候往往過于簡單，如：只使用oa發(fā)布信息和通知公告、溝通，文件資料的存儲，單位很少使用PC電腦卻沒有考慮移動辦公需求等，這樣最終必然導致OA辦公系統(tǒng)開發(fā)效果不好，讓OA辦公系統(tǒng)變得可有可無。

      一個單位的內部管理涉及眾多的人員和事務，作為解決內部管理的oa辦公系統(tǒng)開發(fā)有其作用的范圍，典型的包括溝通、審批、協(xié)作、文檔資料、人事、行政、考勤、客戶、銷售、采購、公文收發(fā)、業(yè)務集成，以及移動辦公方面的應用等等，過于簡單的需求會導致使用OA的價值和發(fā)揮的作用不大。

      二、OA辦公系統(tǒng)開發(fā)需求過于復雜或寬泛

      問題原因：貪大求全，需求沒有邊界和重點，實際上沒有任何一個OA辦公系統(tǒng)能解決企業(yè)的所有管理上的問題，功能需求太多，OA辦公系統(tǒng)實施的周期長、風險大，造成了企業(yè)自身成本和資源的浪費，單位OA辦公系統(tǒng)的具體使用者很難在短時間內熟悉和掌握，給OA辦公系統(tǒng)實施帶來了諸多的困難。

      對OA辦公系統(tǒng)需求可以整體規(guī)劃但可以分步實施，在實際應用中進行合理的取舍，對于不清晰的需求可以暫緩實施，對于復雜多變的需求，可以選擇擴展性和二次開發(fā)能力強的平臺型OA辦公系統(tǒng)開發(fā)產品，以保障OA開發(fā)后續(xù)的不斷深入應用，需要避免以下問題：

      (1) 將其他需求過多融入OA辦公系統(tǒng)中，如：ERP的需求、企業(yè)的業(yè)務管理系統(tǒng)等；

      (2) 盡量避免不必要的、大量的定制開發(fā)，尤其是市面上已經有類似產品的業(yè)務系統(tǒng)需求開發(fā)；

      (3) 系統(tǒng)的集成開發(fā)必須是條件允許、技術上可行的；

      對于前期需求不是很清晰，或需求變化和調整大的，平臺型OA是有著個性化需求用戶單位的不二選擇。

      三、OA辦公系統(tǒng)開發(fā)需求沒有結合自身特點

      問題原因：OA辦公系統(tǒng)負責人不了解自身單位的情況，無法做到和實際需要相結合

      不同行業(yè)和單位的管理模式千差萬別，融入自身管理特點和優(yōu)勢是必須的，任何通用的OA辦公系統(tǒng)功能或者適合別人的功能但并不一定適合自身。好的OA辦公系統(tǒng)功能應該是緊密圍繞企業(yè)管理上的特點和優(yōu)勢，這樣的OA系統(tǒng)通常表現(xiàn)出“通用性”和“個性化”兩大特點，在通用化的基礎上融入個性化需求，讓OA開發(fā)的實用性更高。

      目前市面上有眾多的OA辦公系統(tǒng)開發(fā)產品，有付費的也免費的，用戶好像可選擇的產品非常多，功能上也給人感覺都“差不多”，但很多產品只適合要求不高的簡單使用，很多OA辦公系統(tǒng)產品缺乏平臺化的技術架構和個性化的服務能力，有的雖然可以提供項目模式的定制開發(fā)服務，但高昂的服務代價是大多數(shù)中小企業(yè)所無法承受的。平臺型OA辦公系統(tǒng)具有良好的技術架構，良好的擴展性、集成性和二次開發(fā)能力，大大降低了OA辦公系統(tǒng)開發(fā)和維護的技術難度，是有著個性化需求用戶單位的不二選擇。

      OA辦公系統(tǒng)開發(fā)實施不是一個單純的產品購買和技術服務的問題，OA辦公系統(tǒng)開發(fā)的實施推廣不僅僅是對廠商的要求，更需要的是用戶單位具備一定的組織實施能力，需要用戶單位有一定的信息化經驗，OA辦公系統(tǒng)開發(fā)需求的規(guī)劃和管理能力，需要單位的制度配合落地和后續(xù)的執(zhí)行力保障。